Praktische stappen voor een succesvolle dataverzamelingsopzet: van meters tot analyses en rapportages

Het verzamelen van uitgebreide en betrouwbare data wordt steeds belangrijker voor vastgoedinvesteerders en -managers, vooral door de toenemende focus op duurzaamheid en regelgeving zoals de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Data is vaak verspreid over verschillende systemen en afdelingen, wat het lastig maakt om één betrouwbare bron te creëren. Nauwkeurigheid, consistentie, privacy en wettelijke eisen verhogen de complexiteit van dataverzameling.

Hieronder volgen enkele belangrijke overwegingen en stappen om het verzamelen van data te stroomlijnen — van het identificeren van assets en meters tot het omzetten van ruwe cijfers in bruikbare analyses en rapportages.

1. Bepaal je rapportageverplichtingen

Voordat je data gaat verzamelen, is het cruciaal om precies te weten welke regelgeving, kaders en standaarden voor jou gelden. Dit helpt bij het bepalen van de juiste strategie en zorgt dat je de juiste data in het juiste formaat vastlegt.

Verplichte regelgeving

• Building Performance Standards (BPS) in de VS: Steden en staten stellen steeds vaker lokale prestatienormen vast. Bijvoorbeeld Local Law 97 in New York vereist dat gebouwen aan strenge CO₂-emissielimieten voldoen, wat invloed heeft op de benodigde data.

• SFDR (Sustainable Finance Disclosure Regulation): Eist dat financiële marktdeelnemers duurzaamheidsrisico’s integreren en rapporteren.

• EU Taxonomie: Classificeert economische activiteiten als duurzaam en geeft investeerders richtlijnen.

• CSRD: Breidt bestaande niet-financiële rapportage uit met meer gedetailleerde en gestandaardiseerde ESG-informatie.

• ASRS (Australië): Specifieke rapportagevereisten voor entiteiten in Australië.

Vrijwillige kaders

• GRESB: ESG-benchmark voor vastgoedportefeuilles, gericht op prestaties en management.

• GRI: Wereldwijd erkende standaarden voor duurzaamheidsrapportage.

• PCAF: Framework voor het meten en rapporteren van CO₂-uitstoot gerelateerd aan leningen en investeringen.

• INREV ESG SDDS: Gestandaardiseerde template voor consistente ESG-dataverzameling bij vastgoedfondsen.

Door verplichtingen en vrijwillige richtlijnen vroegtijdig te inventariseren, voorkom je dubbel werk en creëer je een samenhangend centraal dataverzamelingsproces.

Tips:

• Maak een ‘Compliance Kalender’ met deadlines voor elke regelgevingsplicht.

• Stel een ‘Verantwoordelijkheidsmatrix’ op voor interne toewijzing van rapportagestandaarden.

• Blijf up-to-date via officiële websites en nieuwsbrieven.

2. Begrijp de uitdagingen van dataverzameling

• Verspreide databronnen: Vastgoedmanagers werken met diverse data — financieel, operationeel en duurzaamheidsgerelateerd — verspreid over systemen en afdelingen. Dit vertraagt rapportages en veroorzaakt datalekken.

• Datakwaliteit: Data is soms onnauwkeurig of incompleet, wat leidt tot twijfelachtige analyses en besluitvorming.

• Regelgeving en privacy: Dataverzameling moet voldoen aan privacywetgeving en ESG-rapportagestandaarden zoals CSRD, wat extra complexiteit toevoegt.

• Volume en variëteit: Energie-, waterverbruik, en huurdersparticipatiegegevens vragen om geautomatiseerde tools om de informatie efficiënt te verwerken.

3. Start je ESG-dataverzamelingsronde

Investeerders prioriteren ESG steeds meer om duurzaamheidsdoelen te behalen en verwachtingen te managen. Houd rekening met:

A. Update assetkenmerken

• Documenteer nieuwe of verkochte panden.

• Registreer grote renovaties of nieuwe ontwikkelingen, zoals HVAC-upgrades of isolatieverbeteringen. Volgens GRESB is een grote renovatie een wijziging aan meer dan 50% van het vloeroppervlak of een verhuizing van meer dan 50% van de reguliere gebruikers.

• Controleer bezettingsgraden en bruto activawaarden; deze beïnvloeden ook ESG-berekeningen.

B. Verzamel ESG-data per asset

• Energiecertificaten & ratings zoals LEED, BREEAM, Energy Star, NABERS of EPC.

• Groene huurcontracten: afspraken over energiebesparing en duurzame praktijken op huurniveau.

• Huurdersbetrokkenheid: data over participatie in duurzaamheidsprogramma’s zoals recycling en groen woon-werkverkeer.

C. Update meters en verbruiksdata

• Controleer of alle meters (energie, water, afval) goed functioneren. Noteer wijzigingen zoals overschakeling van gas naar elektrisch of extra sub-meters.

• Verzamel data via vastgoedmanagers en geautomatiseerde systemen voor realtime inzicht.

• Schat ontbrekende data in met methoden gebaseerd op historische gemiddelden of bezettingsgraad.

• Bewaar historische data voor trendanalyse en rapportage.

Tips:

• Standaardiseer meeteenheden portfolio-breed.

• Gebruik consistente naamgeving voor meters en datastromen.

• Overweeg slimme meters voor fijnmazige data.

• Voer steekproefsgewijs controles uit om datakwaliteit te waarborgen.

4. Van ruwe data naar bruikbare rapportages

• Data schoonmaken en valideren: Standaardiseer formaten, verwijder duplicaten en controleer op afwijkingen.

• Centraliseer data: Bewaar alles in één beveiligde database of platform (ESG-software, datawarehouse, cloud) voor eenvoudige toegang en audit.

• Analyseren: Gebruik dashboards en analysetools om trends, besparingsmogelijkheden en effectiviteit van initiatieven te identificeren.

• Rapporteren: Pas rapporten aan op verschillende doelgroepen: interne teams, investeerders/regulatoren (GRESB, CSRD), huurders.

5. Privacy en beveiliging

Waarborg naleving door:

• Toegangscontrole voor data.

• Versleuteling van data in opslag en tijdens overdracht.

• Regelmatige toetsing van beleid conform GDPR en branchevoorschriften.

6. Vooruitkijken

Dataverzameling is een continu proces dat meegroeit met regelgeving en technologie. Door een gestructureerde aanpak bouw je een solide basis voor ESG-rapportage en duurzaamheidsdoelen. Blijf nieuwe automatiseringsmogelijkheden en partnerschappen verkennen om datakwaliteit en rapportagemogelijkheden te verbeteren. Het doel is om ruwe data om te zetten in inzichten die helpen portefeuilles te optimaliseren, aan regelgeving te voldoen en vooruitgang in duurzaamheid te tonen.